Viele Unternehmer nehmen die neue DSGVO aktuell noch nicht so ernst wie sie das eigentlich sollten!

Diese fast 400 Seiten umfassende Verordnung regelt ganz klar, wie Unternehmer künftig mit personenbezogenen Daten umzugehen haben! Da erscheint es fast skuril, das einige Firmen derzeit noch denken, es reicht wenn sie Ihre Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter eine Datenschutzerklärung auf einer A4 Seite unterschreiben lassen und damit die neue DSGVO erfüllen. Das ein derart komplexes Thema nicht auf eine Seite reduziert und damit abgewickelt werden kann, sollte jedem der gesunde Hausverstand sagen!!!

Es gibt unterschiedliche Wege und Lösungen....letztendlich zählt nur ob die geforderten Auflagen erfüllt werden.

Wir bieten Dir mit unserem Produkt eine sorgfälltig ausgearbeitete Lösung und arbeiten stetig an deren Weiterentwicklung!

Hier Kannst Du Dich wahlweise als Unternehmen, als Club oder Verein (Nachweis notwendig!) oder als Privatperson registrieren. Private Registrierungen sind immer KOSTENLOS!

Firmen- oder Vereinsregistrierungen sind inhaltlich gleich! Wir differenzieren hier lediglich in der Wahl des voreingestellten Paketpreises. Gehe den Registriervorgang step by step durch und fülle alle notwendigen Felder aus. Wir haben keine verpflichtenden Felder....solltest Du jedoch Deine Angaben nur spährlich oder unvollständig machen, ist möglicherweise nicht der gesamte Funktionsumfang unseres Tool verfügbar!

Zum Abschluss der Registrierung bekommst Du ein Mail das Du bestätigen musst.

Gib hier bitte jene Daten ein, die Du im Zuge des Registriervorganges festgelegt hast. Solltest Du Dein Passwort vergessen haben, klicke auf den darunter angeführten Link. Wir senden Dir die Zugangsdaten an die von Dir bekannt gegebene Mailadresse.

Beim ersten LogIn lade Dir bitte das SEPA Formular runter, fülle es mit den eforderlichen Daten aus. Danach musst Du das ausgefüllte Formular wieder hochladen! Dieser Schritt ist wichtig, damit Dein Account freigeschaltet wird. Die Möglichkeit zum hochladen findest Du unter "Dein Unternehmen"--> "Status"

Hier kannst Du die von Dir eingegebenen Daten, Dein Passwort & Deine Mailadresse nochmals überprüfen, und bei Bedarf ändern.

Weiters hast Du hier die Möglichkeit, Dein Firmenlogo hochzuladen. Dein Logo wird dadurch in allen Formularen die wir für Deine Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten generieren angezeigt. Wird kein Logo hochgeladen, bleibt der Platz im Formular leer!

Im Bereich "Provisionen" findest Du einen Überblick aller Unternehmen die Du an uns vermittelt hast! Sofern Du Dich auch als Vertriebspartner bei uns angemeldet hast, erfolgen die monatlichen Abrechnungen nach dieser Liste. (Dieser Bereich ist optional - solltest Du Interesse an einer Kooperation haben, freuen wir Dich auf Deine Anfrage!

Im Statusbereich kannst Du kontrollieren welche wichtigen Aufgaben noch zu erledigen sind. In den meisten Fällen sind dies das namhaftmachen eines Datenschutzbeauftragten und das hochladen des erforderlichen SEPA Formulares.

Im darüber liegenden Downloadbereich kannst Du Dir die Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung sowie Nutzungsvereinbarung als .pdf Datei für Deine Ablage downloaden.

Im Bereich Registrierungen hast Du die volle Übersicht, welche Endkunden, Mitarbeiter und Lieferanten sich bei Dir bereits Datenschutzkonform registriert haben. Dieser Bereich ist Dein Nachweis, dass all Deine Kontakte sich freiwillig mit allen erforderlichen Informationen angemeldet haben und Dir in der Folge ihre personenbezogenen Daten freigegeben haben!

Da personenbezogene Daten in einem Unternehmen üblicherweise von mehreren Mitarbeitern und/oder Lieferanten eingesehen und bearbeitet werden können, sind datenschutzrechtliche Vereinbarung mit diesen unumgänglich!

Im Bereich Mitarbeiter sollten sich alle Personen die für Dein Unternehmen arbeiten bzw. bei Dir angestellt sind einmalig registrieren!

Dadurch ist es beispielsweise Deiner Buchhaltungsabteilung möglich, die Daten der eigenen Mitarbeiter zu verarbeiten (Beispiel Lohnzettel, Stundenabrechnungen, Provisionsabrechnungen usw). Rechtlich gesehen wäre eine andere Abwicklung bereits ein Verstoss gegen die DSGVO!

Deine Kunden müssen künftig die Einwilligung zur personenbezogenen Datenverarbeitung VOR Anbotsstellung, VOR Auftragserteilung und bei Tourismusbranchen VOR dem Check-In bestätigen bzw. freigeben! Auch hier gilt es die richtige Reihenfolge zu beachten um Strafen zu vermeiden! Diese Einwilligungen muss jeder Kunde oder Gast jedoch nur einmalig machen, es sei den die Rechtsgrundlage dafür ändert sich!

Auch Deine Lieferanten müssen in diesen Prozess einbezogen werden.

Ein simples Beispiel dafür: Dein Kunde hat Dir für einen Auftrag seine persönlichen Daten freigegeben...Diese Freigabe gilt jedoch nur für Dich bzw. Dein Unternehmen!!! Eine Berechtigung für die  Weitergabe seiner Daten besteht NICHT!!! Dafür brauchst Du eine Lieferantenvereinbarung um im Bedarfsfall die Notwendigkeit zur Auftragsverarbeitung nachweisen zu können.

Auch hier wieder: Die Weitergabe von personenbezogenen Kundendaten ist unzulässig sofern Lieferanten oder Verarbeiter nicht auch 100% Datenschutzkonform arbeiten! Die Haftung im Missbrauchsfall liegt beim Datenerfasser...und das bist in der Regel Du oder Dein Unternehmen!!!

Die DSGVO besagt das alle personenbezogenen Daten künftig in regelmäßigen Abständen gesichert werden müssen und diese Sicherung protokolliert werden muss! Im Verlustfall haftet auch hier wieder der Datenerfasser bzw. Datenverarbeiter.

Erstelle in regelmäßigen Abständen eine Sicherung der von Dir erfassten personenbezogenen Daten und protokolliere hier Datum und Uhrzeit, wer hat die Daten gesichert, wo wurden die Daten gesichert und ob die Sicherung erfolgreich war.

Wichtig: Daten müssen auf räumlich getrennten Laufwerken gesichert werden. Eine Sicherung auf mobile Festplatten die beispielsweise direkt auf dem PC oder am Schreibtisch stehen ist nicht zulässig!

Solltest Du Deine Daten in einer Cloud speichern, MUSS der Cloudserver INNERHALB der EU stehen! Dies ist derzeit bei fast keinem Clouddienst der Fall, da die meisten Server in Amerika oder Fernost stehen.

Die DSGVO verpflichtet auch zu angemessenen Updates von der verwendeten Software. Dies betrifft sowohl das Betriebssystem als auch beispielsweise die Rechnungs- oder Anbotssoftware.

Das Wort "angemessen" wird zwar nicht definiert, jedoch kann davon ausgegangen werden dass sowohl Betriebssystem als auch Verarbeitungssoftware die älter als 3-6 Monate ist datentechnisch nicht mehr sicher ist.

Diese Updates sind allesamt zu protokolieren und nachzuweisen! Die Protokolle dafür kannst Du in diesem Bereich ablegen.

Das Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert ausführlich, wer, wann, warum, wie lange und mit welcher Rechtsgrundlage die gesammelten Daten verarbeitet. Dieser Abschnitte sollte penibel genau geführt werden, da er im Missbrauchsfall quasi als "Beweismittel" für die korrekte Handhabung dienen kann! Das formular haben wir ausführlich mit Beispielen und Mustertexten dokumentiert um die Eingaben so einfach wie möglich und so korrekt wie gefordert zu unterstützen.

Hier sind alle technisch organisatorischen Maßnahmen anzuführen, die in Deinem Unternehmen zum Schutz der Daten durchgeführt wurden bzw. vorhanden sind.

Auch dieses Fomular ist sehr umfangreich gestaltet und besteht großteils aus Anforderungen und Vorschlägen die erfüllt werden sollten.

Dieser Abschnitt ist selbsterklärend und verschafft Dir einen Überblick wieviele Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter sich bereits datenschutzkonform bei Dir registriert haben.

Kopiere in diesem Abschnitt die AGB's Deines Unternehmens die Deine Kunden und Lieferanten zu akzeptieren haben. Der darin gespeicherte Inhalt wird Deinen Kunden im Anmeldeprozess gezeigt und muss vollinhaltlich anerkannt werden - Bitte in diesem Abschnitt KEINE Datenschutzerklärungen integrieren, da diese gem. DSGVO gesondert vom Kunden angenommen werden müssen!

Kopiere in diesem Abschnitt die DATENSCHUTZERKLÄRUNG Deines Unternehmens die Deine Kunden und Lieferanten mitgeteilt bekommen. Der darin gespeicherte Inhalt wird Deinen Kunden im Anmeldeprozess gezeigt und muss vollinhaltlich anerkannt werden - Bitte in diesem Abschnitt KEINE AGB's, da diese gem. DSGVO gesondert vom Kunden angenommen werden müssen!

Des einen Leid ist des anderen Freud!

Als Privatperson hast Du wohl den grössten Nutzen aus der neuen DSGVO! 

Bei uns kannst Du Dich völlig kostenlos anmelden und bei jedem in unserem System eingetragenen Unternehmen Deine Daten freigen und diese auch wieder löschen.